Odpis, wypis, wyciąg, kopia

Odpis, wypis, wyciąg, kopia

W ostatnim wpisie dotyczącym właściwości sądu przekonywałam, że w języku prawnym i języku prawniczym, w odróżnieniu od języka ogólnego, brak jest synonimii. Interesujące nas dzisiaj terminy to kolejny tego przykład. Odpis, wypis, wyciąg, kopia mają w języku ogólnym praktycznie takie samo znaczenie. Inaczej jest jednak w przepisach prawa, dlatego tłumacze tekstów prawnych i prawniczych zdecydowanie powinni odróżniać od siebie znaczenie tych terminów.

Odpis

Zgodnie z definicją słownikową, odpis to tekst odpisany od oryginalnego dokumentu, stanowiący kopię tego oryginału.

Odpisem dokumentu będzie zatem każde odwzorowanie oryginału dokumentu, które oddaje wiernie jego treść. Jeżeli na oryginalnym dokumencie dokonano poprawek np. odręcznie, zostaną one dokładnie opisane w odpisie. Odpis tworzy się najczęściej przy użyciu kserokopiarki, skanera czy aparatu fotograficznego, można go wykonać również odręcznie, opisując wygląd dokumentu i jego treści. Kopia wykonana każdą z powyższych technik jest odpisem, który może być poświadczony (uwierzytelniony) przez uprawnione do tego osoby, np. przez notariusza. Terminu odpis ustawodawca używa najczęściej w odniesieniu do dokumentów niebędących oryginałami. Uzyskanie uwierzytelnionego odpisu oznacza powstanie nowego dokumentu.

Przykłady: odpis zwykły i odpis zupełny z księgi wieczystej, odpis dokumentacji medycznej, odpis skrócony lub zupełny, np. aktu urodzenia, aktu małżeństwa, itp.

Wyciąg

Termin wyciąg pojawia się w kodeksie postępowania administracyjnego tuż obok terminu odpis, należy zatem uznać, że w zamyśle ustawodawcy terminy te mają odmienne znaczenie.

Według definicji słownikowej wyciąg to skrótowy wypis z obszerniejszej treści, odzwierciedla jedynie fragment dokumentu wypisany z większej całości; urywek, skrót.  USC może wydać nam odpis skrócony lub zupełny, np. aktu urodzenia. Zatem w przypadku odpisu skróconego, terminu odpis nie można utożsamiać z kopią oryginału, o której mowa była wyżej, a jedynie z dokumentem zawierającym najważniejsze informacje z oryginalnego dokumentu. Dlatego termin wyciąg będzie odpowiedni do określenia dokumentu takiego, jak np. skrócony akt urodzenia czy akt małżeństwa. Wyciągiem będzie zatem odpis skrócony, ale odpis zupełny już nie. Uzyskanie wyciągu oznacza powstanie nowego dokumentu.

Przykłady: wyciąg z księgi wieczystej, wyciąg z dokumentacji medycznej, wyciąg z aktu urodzenia, aktu małżeństwa, itp.

Wypis

Terminem wypis słownik określa to, co wypisano z jakiegoś dokumentu, wypisem może być zarówno odpis, jak i wyciąg. Wypis jest jednak dokładnym powtórzeniem oryginału i w przeciwieństwie do odpisu nie zawiera poprawek dokonanych na dokumencie oryginalnym np. w sposób odręczny. O możliwość uzyskania wypisu mówi np. ustawa o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym z 27 marca 2003 r. Zgodnie z art. 30 tej ustawy, każdy ma prawo wglądu do studium lub planu miejscowego oraz otrzymania z nich wypisów i wyrysów. Obszerność wypisu i wyrysu zależy od potrzeby wnioskodawcy. Może przyjąć formę odpisu, czyli kopii oryginału całej uchwały w sprawie zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, lub wyciągu, czyli kopii jej fragmentów. Uzyskanie wyciągu oznacza powstanie nowego dokumentu.

Najczęstszymi wypisami, z jakimi mają do czynienia tłumacze, są wypisy aktów notarialnych. W tym miejscu należy podkreślić, że oryginał aktu notarialnego jest jeden i zawsze pozostaje w kancelarii u notariusza, natomiast po jego podpisaniu stronie zostanie wydany wypis, oraz że zawsze może być wydany następny (art. 95 prawa o notariacie, stanowi, że oryginał aktu notarialnego nie może być wydawany poza miejsce ich przechowywania, czyli kancelarię notarialną). Wypis aktu notarialnego ma moc oryginału, zgodnie z art. 109 prawa o notariacie.

Przykłady: wypis aktu notarialnego, wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego

Kopia

Kopia to w zasadzie odzwierciedlenie, fotograficzne odbicie oryginału. Znowelizowany art. 73 § 1 kpa dotyczy prawa do sporządzania „(…) notatek, kopii lub odpisów. (…)” akt sprawy.  Przepis ten może budzić pewne wątpliwości, ponieważ w języku ogólnym kopia jest traktowana jako synonim odpisu, z uwagi chociażby na fakt, że współcześnie nie odpisuje się już raczej treści dokumentów, a korzysta z urządzeń umożliwiających odwzorowanie nie tylko ich treści, ale i układu graficznego przy pomocy np. kserokopiarek, cyfrowych aparatów fotograficznych i wydruków komputerowych. Biorąc jednak pod uwagę racjonalność ustawodawcy, który posługuje się w zamierzony sposób określonymi sformułowaniami, pojęcia te nie mogą być uznane za synonimy.

Niemniej, podkreślić można, uwzględniając możliwości dzisiejszej techniki, że uzyskanie uwierzytelnionego odpisu oznacza w istocie uzyskanie potwierdzonych za zgodność z oryginałem kopii kserograficznych lub wydruków komputerowych.

Ponadto, ponieważ możliwe jest, aby kopia nie była identyczna z oryginałem, na skutek jej przerobienia lub podrobienia (karane na podst. art. 270 k.k.), niepoświadczona przez uprawnioną osobę kopia nie jest dokumentem prawnie wiążącym.

Przykłady: kserokopia każdego oryginału dokumentu